Outsourcing: concéntrese en las actividades principales
Es lógico pensar que uno de los obstáculos más grandes para el despegue de una organización, de cualquier tipo o tamaño, lo constituyen el cúmulo de funciones ajenas a su verdadero objetivo. Las actividades ajenas al objetivo que la empresa se ha trazado como propio y prioritario pueden definirse como actividades de apoyo, de logística o no distintivas; consecuentemente, aquellas relacionadas con su objetivo serán sus actividades distintivas, lo que se conoce como su core business.
En consecuencia, es necesario contar con una herramienta de gestión a través de la cual una organización pueda optar por concentrarse sólo en su core business y no tomar parte en procesos, que aunque importantes, no son inherentes a sus actividades principales, para este tipo de actividades contratará los servicios de un proveedor externo de servicios, especializado y eficiente que, a la larga, se convertirá en un valioso socio de negocios. En eso consiste el outsourcing.
El outsourcing revierte una tendencia empresarial surgida después de la Segunda Guerra Mundial, las empresas trataron de concentrar en sí mismas la mayor cantidad posible de actividades para no tener que depender de proveedores externos, algo lógico dada la incertidumbre creada por la economía de guerra y un mundo fragmentado y riesgoso. Sin embargo, este enfoque, que en principio resultaba efectivo, fue haciéndose obsoleto con el cambio en las relaciones internacionales, el avance de las comunicaciones, el desarrollo tecnológico y la constante tendencia a la globalización.
Esta tendencia comenzó a hacerse presente con fuerza, más allá del ámbito de la consultoría, en las áreas de la tecnología de la información. Desde ese entonces hasta nuestros días, esta manera de volver eficaces a las empresas ha ido en aumento y lo hace cada vez con mayor vigor. Para citar algunas cifras, el Harvard Business Review, ha calificado al outsourcing como una de las más importantes prácticas de gerencia de los últimos 75 años; por ello, la inversión en outsourcing en Estados Unidos por ejemplo en servicios generales, se utiliza en el 80 por 100 de las empresas.
Coopers & Lybrand, señala en un análisis basado en la investigación de unas 400 empresas, que dos terceras partes de ellas recurren al outsourcing. Además, sus estudios muestran que las pequeñas empresas que optan por el outsourcing son, en general, más eficientes que las que no lo emplean y hacen “todo a la antigua”. Las primeras superan a la competencia en beneficios, proyecciones de ventas y ratios de crecimiento.
Por ejemplo en España, los servicios de outsourcing por gestión de oficinas están creciendo, de esta forma la empresa delega la gestión administrativa a un tercero en áreas como limpieza, seguridad o mantenimiento, dedicándose a labores más importantes, como la gestión de clientes. El trabajo que ahora desempeñan los departamentos de servicios generales de las empresas.
Por ejemplo, también en el mercado español, específicamente en la gestión inmobiliaria; el costo de una empresa de este tipo oscila entre el 5 y el 7 por 100 de su facturación. Según un análisis de la inmobiliaria Aguirre Newman, si la factura se externaliza, el ahorro para la empresa puede llegar a ser del 20% de la misma. A pesar de este ahorro, la mayoría de las empresas españolas no practican el outsoursing para la gestión de los servicios generales de sus oficinas.
Según Peter Bendor Samuel, del Outsourcing Center en Estados Unidos, el outsourcing se da cuando “una organización transfiere la propiedad de uno de sus procesos a un tercero”. El aspecto crucial en esta transferencia es, justamente, la importancia y, consecuentemente, el grado de control sobre el proceso que se transfiere. Debido a esto, este método de gestión crea aversión y malas ganas dentro de la organización.
El outsourcing se debe concebir como una responsabilidad compartida por el cliente y los proveedores externos de servicios. El esquema de outsourcing implica una relación a largo plazo entre cliente y proveedor: es un compromiso del cual surge una alianza estratégica.
El cliente acepta el compromiso de ofrecer al proveedor información clave y estratégica de su negocio para que el proveedor pueda hacer su trabajo. A cambio, el proveedor aportará recursos, tecnología, tiempo, personal y esfuerzo para integrarse de manera total al proceso de su diente y para que, de esta manera, pueden crecer juntos. Así, el diente puede concentrarse exclusivamente en su negocio y puede confiar en que su relación con el proveedor le permitirá incrementar el valor de su oferta gracias a una estructura de costos competitiva.
Ahora no sólo hay beneficios en cuanto a reducción de costos, en la medida en que la empresa contratada, por estar especializada en el servicio que presta, es más eficiente en términos económicos sino porque, en muchas ocasiones, los prestadores de servicios cobran los honorarios por las tareas que realizan de acuerdo con los resultados alcanzados por el cliente, lo que significa que se comparten los riesgos y los beneficios. De ello se desprende que los beneficios del outsourcing radican en su capacidad para mejorar el desempeño de la empresa.
Por todo ello, el outsourcing es el medio idóneo para conseguir estructuras organizacionales ágiles que permitan a las empresas adaptarse a las nuevas exigencias de los mercados actuales. Y esa agilidad se traduce, en términos económicos, en la posibilidad de sacar de la empresa todas aquellas funciones que pueden realizarse a un costo más bajo y con especialistas en esas funciones, lo que redunda no sólo en la calidad del producto o servicio sino en la eficacia.
Es por ello, que el outsoursing es una tendencia en alza. Según los expertos, el outsourcing crece anualmente a un ritmo cercano al 30% en el mundo; y es que lo que al principio se aplicaba sólo a sistemas de información, a la logística y al transporte, ahora se extiende hacia la propia producción, las ventas, el marketing o el área financiera.
Créditos: gráfico e imágenes elaborados por el autor con Microsoft Power Point.